Bakgrund

Dataskyddsförordningen GDPR (General Data Protection Regulation) har ersatt den tidigare gällande PersonUppgiftslagen, PUL. GDPR gäller även för bostadsrättsföreningar och dess medlemmar. Bostadsrättsföreningar har laglig grund och skyldighet att föra lägenhetsregister och medlemsförteckning.

Styrelsen vill informera om vilka personuppgifter vi sparar, varför dessa sparas och hur länge.

Vilken information hanterar vi?

Brf Roslags Kulle (föreningen) och dess huvudleverantörer som HSB och Minol har några olika register med medlemsinformation. Med dessa leverantörer har föreningen s.k. Personuppgiftsbiträdeasavtal som följer GDPR.

HSB har ett medlemsregister som varje boende själv kan logga in i genom HSBs portal och se precis vad som sparas där. Det är t.ex namn, adress, lägenhetsnummer, andelstal, överlåtelseavtal. HSB har även Garage- och parkeringslistor inklusive kölistor samt nyckellista och listor över kodbrickor. I HSB:s register finns mailadresser och telefonnummer sparade från medlemmar som själva fört in dessa uppgifter.

Minol för statistik om vattenförbrukning för alla lägenheter och föreningen. Det gäller tappvattenförbrukning, varmt och kallt samt vattenförbrukning för uppvärmning.

Styrelsen har tillgång till alla uppgifter i HSBs och Minols register.

Styrelsen har även en egen, lösenordsskyddad, molntjänst med t.ex ritningar för alla lägenheter, medlemslista, och annat som behövs för att sköta föreningen, planera underhåll med mera. Styrelsen har dessutom en gmailbrevlåda, allt som skickas till styrelsemailen finns kvar där.

Vidare finns videoövervakning i både garage och miljörum. Dessutom en logg för kodbrickorna som gör att styrelsen vid behov kan se vem som använt dem i vilken dörr, och när. Det upprättas även röstlängder vid årsmöten och extra stämmor.

Hur hanterar vi informationen?

Enbart styrelsen samt underleverantörer som t.ex HSB kommer åt några register. Ingen tittar i register utan anledning. En sådan anledning kan t.ex gälla försäljning av en lägenhet, ombyggnation eller dylikt. Videoövervakning och kodbrickeloggen analyseras enbart efter incidenter, och enbart av en enda person i styrelsen, som är den enda med åtkomst. Det är användbart vid t.ex bilinbrott eller försäkringsfrågor. Lösenord för mail och molntjänst, samt behörigheter hos HSB byts vid varje styrelsebyte eller vid behov.

Radering av uppgifter

Viss information i form av styrelseprotokoll samt medlemsregister, lägenhetsregister och överlåtelsehandlingar skall enligt bostadsrättslagen sparas så länge föreningen finns kvar.
En brf har även ett ansvar att ha kvar vissa uppgifter i sju år efter att en boende flyttat ut ur föreningen pga redovisnings- och registerkrav. Om en boende vill ta bort information som ingår där så måste det vänta i sju år. Annat kan tas bort vid begäran dock.

Ansvar

Brf Roslags Kulle är personuppgiftsansvarig, vilket innebär att föreningen ansvarar för hur boendes personuppgifter behandlas och att deras rättigheter tas tillvara.